Stappenplan organiseren GTD-bijeenkomst

 

Het organiseren van een GTD-avond is de taak van de classisdiaken. Hij maakt daarbij gebruik van de ondersteuning van de directiesecretaresse van het Kerkelijk Bureau.

Een overzicht van door hem uit te voeren activiteiten:

 

1. Vaststellen onderwerp (ingebracht door diaconie(ën)

Uitv. Classisdiaken, in overleg met vraagsteller(s)

 

2. Spreker zoeken in overleg met DMZ; met spreker datum vaststellen; agenda, opening enz.

Uitv. Classisdiaken.

 

3. Vaststellen locatie; controle op datumbeschikbaarheid; contact met beheerder, benodigde materialen regelen

Uitv. Classisdiaken

 

4. Vaststellen omvang Uitnodigingen (alleen eigen kerkenraad, of ook naburige kerkenraden, classis, gehele PS?)

Uitv. Classisdiaken

 

5. Doorgeven gegevens bijeenkomst (brief met uitnodiging, agenda enz.) aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . (mevr. J. Wiegman) t.b.v.:

     a. Uitnodigingsmail (verzorgd door mevr. Wiegman)

     b. Plaatsen op website onder GTD Planning, agenda (verzorgd door administrator website)

     c. Eenmalig plaatsen aankondiging bijeenkomst  in De Saambinder (verzorgd door dep. L. Joosse)

Uitv. Classisdiaken

 

6. Uitnodigingsmail met info sturen aan betreffende kerkenraden: Onderwerp, spreker, datum, tijd en plaats, wijze van aanmelden GTD-bijeenkomst

Uitv. Jorike Wiegman (KBGG)

 

7. Aanmeldingen verwerken, toezenden materiaal aan spreker en deelnemers. Eventueel declaratieformulier aan classisdiaken.

Uitv. Jorike Wiegman (KBGG)

 

8. Doorgeven lijst van deelnemers aan classisdiaken en aantal deelnemers aan koster / beheerder vergaderruimte..

Uitv. Jorike Wiegman (KBGG)

 

9. Vergoeding / kosten spreker / zaal: via Declaratieformulier op de site, indienen bij DMZ, Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. t.a.v penningmeester DMZ.

Uitv. Classisdiaken